Privacyverklaring

Binnen vzw De Vierklaver worden diverse persoonsgegevens van u verzameld en vastgelegd in het (elektronische) cliëntendossier. Dit is noodzakelijk om dienstverlening aan u mogelijk te maken. De vierklaver vindt het belangrijk dat uw privacy wordt gerespecteerd.

In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over welke gegevens we verzamelen en hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens.

1. Wetgeving en begripsomschrijvingen

Tot 25 mei 2018 heeft elke lidstaat van de Europese Unie een eigen privacywet, gebaseerd op de Europese richtlijn van 1995. Deze wet regelt het juridische kader voor de omgang met persoonsgegevens in België. Op 25 mei 2018 vervalt de Privacywet en treedt de AVG in werking, samen met de uitvoeringswet. De AVG bouwt voort op de Privacywet en zorgt onder andere voor een versterking en uitbreiding van de privacy rechten met meer verantwoordelijkheden voor organisaties.

• Persoonsgegeven: elk gegeven over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon;
• Gevoelige persoonsgegevens : gegevens over ras, politieke opvattingen, godsdienstige of levensbeschouwelijke overtuigingen, lidmaatschap van een vakvereniging, gezondheid, seksuele leven, verdenkingen, vervolgingen, strafrechtelijke of bestuurlijke veroordelingen;
• Verwerking van persoonsgegevens: alles wat je met een persoonsgegeven doet, zoals: vastleggen, bewaren, verzamelen, bij elkaar voegen, verstrekken aan een ander, en vernietigen;
• Derde: elke persoon die geen cliënt of medewerker/vrijwilliger is van de vierklaver;
• Verstrekken van persoonsgegevens: het bekend maken of ter beschikking stellen van persoonsgegevens.
• Verwerkersovereenkomst: regelt de verantwoordelijkheden wanneer de vierklaver voor de verwerking van uw persoonsgegevens beroep doet op een andere organisatie.
   

2. Toepassingsgebied

Deze verklaring is van toepassing binnen de vierklaver en heeft betrekking op de verwerking van persoonsgegevens van:

• Cliënten
• hun wettelijke vertegenwoordiger(s)
• hun netwerk
• hun netwerk van professionelen (bijvoorbeeld huisarts, therapeut …)

3. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden op een zorgvuldige wijze door de vierklaver verwerkt en uitsluitend voor volgende doeleinden:

1. om de aanmelding van de kandidaat cliënt te verwerken;
2. om overeenkomsten met de cliënt te sluiten;
3. om de zorg en ondersteuning te bieden;
4. om de verleende zorg en ondersteuning financieel af te handelen;
5. om de relatie met de cliënt te onderhouden;
6. voor statistische en communicatieve doeleinden.

We garanderen dat we uw persoonsgegevens op een zorgvuldige wijze verwerken en niet voor andere doeleinden zullen gebruiken.

4. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen:

• Persoonlijke identificatiegegevens: naam, voornaam, identiteitskaartnummer, adres, telefoon- en/of gsm-nummer, e-mailadres, geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit, burgerlijke staat, gezinssamenstelling
• Het rijksregisternummer
• Gegevens betreffende de godsdienst of levensovertuiging van de cliënt
• Financiële en administratieve gegevens met betrekking tot de dienstverlening en facturatie: rekeningnummer, het lidmaatschap van het ziekenfonds, gegevens betreffende verzekeringen, gegevens betreffende kinderbijslagfonds, pincode elektronische identiteitskaart, VAPH-nummer
• Psycho-agogische gegevens
• Medische, paramedische en verpleegkundige gegevens
• Beeldmateriaal
• Alle andere gegevens opgelegd door de wet

Bovenstaand lijst is niet limitatief.

Gevoelige persoonsgegevens      gebruiken we enkel als:

• indien dit nodig is voor de uitvoering van de in punt 3 beschreven doeleinden én je hiervoor je uitdrukkelijke toestemming geeft, of
• verwerking heeft betrekking op persoonsgegevens die kennelijk door de cliënt openbaar zijn gemaakt, of
• indien dit noodzakelijk is

1. ter bescherming van de vitale belangen van de betrokkene
2. om redenen van zwaarwegend algemeen belang,
3. met het oog op de uitvoering van verplichtingen op het gebied van het arbeidsrecht en het socialezekerheids- en socialebeschermingsrecht,
4. voor het verstrekken van gezondheidszorg of sociale diensten of behandelingen dan wel het beheren van gezondheidszorgstelsels en –diensten,
5. om redenen van algemeen belang op het gebied van de volksgezondheid
    

5. Hoe verkrijgen wij de persoonsgegevens?

Wij kunnen uit verschillende bronnen persoonsgegevens verzamelen, namelijk:

• Gegevens verkregen bij de cliënt
• Gegevens verkregen uit andere bronnen zoals personen uit uw netwerk, gerechtelijke instanties, VAPH, andere voorzieningen, …

De persoonsgegevens kunnen op verschillende manieren verkregen worden nl. via de telefoon, e-mail, post, contactformulier op de website, digitale databestanden of mondeling.
 

6. Juridische grondslag van de verwerking

Persoonsgegevens mogen slechts worden verwerkt indien:

1. de cliënt zijn uitdrukkelijke toestemming voor de verwerking heeft verleend;
2. de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de cliënt partij is, of voor het nemen van precontractuele maatregelen naar aanleiding van een verzoek van de cliënt en die noodzakelijk zijn voor het sluiten van een overeenkomst;
3. de gegevensverwerking noodzakelijk is om een wettelijke verplichting na te komen waaraan de vierklaver onderworpen is;
4. de gegevensverwerking noodzakelijk is ter vrijwaring van een vitaal belang van de cliënt;
5. de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van de vierklaver of van een derde aan wie de gegevens worden verstrekt, tenzij het belang of de fundamentele rechten en vrijheden van de cliënt, in het bijzonder het recht op bescherming van de persoonlijke levenssfeer, prevaleert.
    

7. Verstrekking van persoonsgegevens

Persoonsgegevens worden verstrekt aan de medewerkers van de vierklaver en door hen verwerkt in het kader van hun taakuitoefening en in overstemming met de in punt 3 vermelde doeleinden.

De persoonsgegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien zulks noodzakelijk is voor uitvoering van de in punt 3 beschreven doeleinden en/of indien zulks noodzakelijk is op grond van een wettelijk voorschrift.

Als er geen noodzaak is, zoals genoemd in het vorige alinea, is toestemming van de cliënt vereist voor het verstrekken van persoonsgegevens aan derden.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

8. Het bewaren van persoonsgegevens

We bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt en/of voor de naleving van de wet- en regelgeving.

Met inachtneming van eventuele wettelijke voorschriften gelden, te rekenen vanaf het einde van de dienstverlening, voor de persoonsgegevens, volgende bewaartermijnen:

• Cliëntdossier: sociaal-agogisch: 10 jaar na beëindigen van de IDO
• Cliëntdossier: administratief-financieel: 10 jaar
• Cliëntdossier: medisch: 30 jaar na beëindigen van de IDO
• Verzekeringsdossiers m.b.t. cliënten: 10 jaar

Indien de overeengekomen of wettelijke bewaartermijn is verstreken, worden de persoonsgegevens binnen een jaar uit de bestanden verwijderd en vernietigd.

9. Beveiliging van de persoonsgegevens

We treffen alle nodige technische en organisatorische maatregelen ter beveiliging van de persoonsgegevens tegen verlies of aantasting van de gegevens en tegen ongeoorloofde kennisneming , wijziging of verstrekking daarvan. Deze maatregelen garanderen, rekening houdend met de stand van de techniek en de kosten van de tenuitvoerlegging, een passend beveiligingsniveau gelet op de risico's die de verwerking en de aard van te beschermen gegevens met zich meebrengen.

Zo hebben wij onder andere de volgende maatregelen genomen:

• Wij maken back-ups van de servers en alle bijhorende data;
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van uw persoonsgegevens.

10. Uw rechten omtrent uw gegevens

De personen van wie de gegevens worden verwerkt hebben de volgende rechten:

• Recht op informatie: u mag vragen welke gegevens van u er verwerkt worden en wie er toegang toe heeft, waarom de vierklaver die persoonsgegevens nodig heeft of gebruikt en hoe lang ze bewaard worden.
• Recht op inzage: U heeft het recht de persoonsgegevens die van u worden verwerkt in te zien.
• Recht op rectificatie en aanvulling: Indien u fouten in uw gegevens vindt, mag u vragen om dit aan te passen. U kan ook aanvullingen toevoegen aan uw gegevens.
• Recht op beperking van de verwerking: U heeft het recht om te vragen minder gegevens te laten verwerken.
• Recht om vergeten te worden: In gevallen waar u de toestemming hebt gegeven om gegevens te verwerken, heeft u het recht om de persoonsgegevens te laten verwijderen.
• Recht op dataportabiliteit: U heeft het recht om persoonsgegevens over te dragen.
• Recht op bezwaar: Indien u niet akkoord bent met de grondslag van een verwerking of met de manier waarop bepaalde gegevens van u verwerkt worden, kan u zich hiertegen verzetten.

Om gebruik te maken van uw rechten kan u een verzoek indienen. Dit verzoek kan zowel schriftelijk als via de e-mail ingediend worden. De vierklaver  heeft een maand de tijd, vanaf de ontvangst van het verzoek, om te beoordelen of het verzoek gerechtvaardigd is. Binnen vier weken zullen wij uw verzoek uitvoeren en hierover informeren, of zullen wij aangegeven waarom we geen gehoor geven aan uw verzoek.

In bepaalde en uitzonderlijke gevallen kunnen wij dus weigeren om gehoor te geven aan uw verzoek. Dit kan bijvoorbeeld wanneer uw verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is.

U kan ons  op volgende manier contacteren:

• Via de post: vzw De Vierklaver, tav ortho-ogoog of maatschappelijk assistent, Haarkenstraat 32a – 9850 Landegem
• Via e-mail: secretariaat@de-vierklaver.be

Wil je inzage ter plekke in het cliëntdossier: dan kan je een afspraak maken en wordt ter plekke uw identiteit vastgesteld.

Wil je info omtrent het cliëntdossier opgestuurd krijgen: Dan willen wij uw identiteit controleren door middel van een kopie van je identiteitskaart, rijbewijs of ander identiteitsbewijs mee te sturen met uw aanvraag. Indien u een kopie meestuurt van uw identiteitskaart raden we u sterk aan om daarbij het rijksregisternummer onzichtbaar te maken. De organisatie vernietigt deze na 6 maanden.

11. Klacht

U kan contact met ons opnemen als u een klacht hebt over de manier waarop we uw persoonsgegevens verzamelen, opslaan of gebruiken. We zullen er alles aan doen om klachten op te lossen, maar als u niet tevreden bent met onze reactie, kunt u een klacht indienen bij de nationale dienst voor gegevensbescherming.

Gelieve je klacht te richten aan …:

• Via e-mail
• Via de post
• Via elektronisch contactformulier

U kan de privacycommissie contacteren via volgende link https://www.privacycommission.be/nl/contact.
 

12. Wijziging privacyverklaring

We kunnen deze verklaring ten allen tijde aanpassen. Belangrijke wijzigingen maken we kenbaar via de website.

Laatst bijgewerkt: 17 mei 2018

Disclaimer: Dit document is een eenvoudige en begrijpbare vertaling van de privacywet en de AVG. Vanzelfsprekend is de toepasbare wet- en regelgeving altijd leidend en kunnen er geen rechten ontleend worden aan dit document.